1.0目的
通过对标书、合同(草案)或订单进行评审,确保其内容明确,并能准确理解用户或发展商的要求,使合同得以顺利履行。
2.0适用范围
适用于本公司各类租赁和提供物业管理服务的标书、合同的草案及正常服务范围以外的维修或安装订单及口头订单等的评审。
3.0定义
订单:指对要求进行说明的文件或记录。
4.0职责
4.1总经理主持并组织有关部门或人员对物业委托管理合同或标书等重大项目合同的评审。
4.2房屋、电话租赁合同及其他一般性服务合同由合同涉及的部门负责人组织评审,公司主管负责人负责审批。
4.3正常服务范围以外的维修或安装订单由机电班长或订单接收人进行评审。
4.4合同评审记录由办公室负责保存。
5.0工作程序
5.1重大项目合同(如物业管理项目标书、物业委托管理合同等)的评审。
5.1.1总经理负责组织有关部门或人员通过与顾客了解接触、沟通联络以及对市场的调查和分析来了解顾客的真实需要。
5.1.2在投标或合同签订之前,总经理主持召集专题会议,有关部门或人员对标书或合同草案内容以及服务质量标准等进行评审,确认本公司有能力达到用户或发展商要求。
5.1.3对合同的评审确保
a)在签订合同之前,各项条款内容明确、合理;
b)公司具有满足合同能力,与投标不一致的地方已得到解决;
c)当合同变更时,应重新评审,评审后更改的内容及时准确传达到有关部门o
5.1.4各相关部门负责对合同涉及到本部门的内容进行评审,并在《合同评审记录》上填写评审记录,经总经理签字确认。
5.1.5 《合同评审记录》由公司办公室负责保存o
5.2一般性服务合同(如业主公约或物业管理契约,房屋、摊位租赁及电话出租合同等)的评审。
5.2.1在合同签定之前,由合同签订部门负责人组织有关人员对合同的草案内容进行评审。如合同有标准合同文本(通用范本),只需对标准合同文本进行评审,报公司主管负责人审批。
5.2.2《合同评审记录》由合同签订部门负责保存。
5.3维修或安装订单的评审
5.3.1以口头或书面等方式出现的'属于正常服务范围之外的维修或安装订单电主管或订单接收人评审,或记录后预约现场评审。
5.3.2如用户的要求内容不明确时,由专业人员在现场进行评审并做出答复,将结果记录在《维修通知单》上。
5.3.3上述评审记录由管理处负责保存。
5.4合同的修改
5.4.1合同的双方发现合同中存在需修改问题时,均有义务就待修改条款通知对方,并取得一致意见。修改后的合同要进行重新评审并做好评审记录。
6.0相关文件
6.1 《质量/环境/职业安全管理手册》'文件资料控制程序' 4.3章
6.2 《质量/环境/职业安全管理手册》'职责描述'3.2章
6.3 《合同评审记录》-qp-08-1/b
6.4 《维修通知单》-qp-06-4/b
6.5 《经济效益分析意见》或《可行性分析》(不定格)
6.6 《物业管理投标书》或《物业管理方案》(不定格)
6.7 《物业委托管理合同》(不定格)